《年会最新防掉坑指南》
转眼就到2018年了，除了写不完的工作总结和新年规划，我相信最让平日里看似温婉文气的行政女神头疼的还有一件事，那就是公司年会到底要怎么办？！除了卯足劲冲刺业绩外，最让销售总监、客户经理伤脑筋的或许也是今年的客户答谢会怎么办才新颖有逼格？！
其实没那么可怕，一个创意有特色的年会开端往往从年会场地选择开始。
找场地，总共分3步：找场地、看场地、订场地。
第一阶段：找场地，搜信息。
找场地，是一项“搜集信息”的过程。
搜集哪些信息？
1、搜集公司意愿。能不能get到老板的点，对是否能够找到好场地影响极大。“人数多少”、“场地大小”、“交通方便”并不老板最关心的问题，“气氛够不够好”、“效果能不能达到”才是。
2、搜集过去曾用场地。搜集公司前两年举办场地信息至关重要，因为大多数情况下今年场地要求不会和去年有太大变化。
3、搜集场地信息。在走过上述两个步骤以后，最后才是搜集场地信息这个步骤。通常：第一步，海选式打电话和酒店搜集信息。第二步，面对收集的场地，做比较。
这一步骤往往最为耗时费力，通常需要一周时间来准备，当然，你也可以打个电话问问会小二，体验一下30分钟收到一堆方案的感觉。
1.场地的标准。
场地面积，人数，还有基本的会场风格和位置，还有初步的会场价格。有经验的同事还会收集场地的具体长宽高，菜单，或者停车位数量。
2.档期。（很重要）
年底所有公司都开会，所以档期紧张。没有档期，说再多也没用。要记住“先下手为强”。
- 其他服务。
如果场地还提供其他配套设施和服务，要询问清楚项目和收费情况。
“找场地”阶段有哪些坑？
搜了很多数据，但依然找不出好场地，这是为什么呢?。
第一，没有收集到关键数据。打个比方，或许会场6米的层高让你感觉很不错，可搭建测量发现背景板只能搭建到4米。为什么呢？因为水晶灯占据了空间距离，“灯下层高”才是我们收集时的可参考数据。
第二，数据并不能忠实地反映出诸如“场地风格”的实际情况。
所以，收集数据一定要足够细致，不仅要包含关键数据、平面图等理性材料，更要包含照片等感性场地材料。
第二步：看场地
1、经过严格比对，终于选出3-4家感兴趣的场地。我们可以进入到第二阶段，看场地。
2、看场地，本质上是验证场地可操作性的过程。在看场地的过程中，将之前忽略的细节问题发现，统一的梳理并处理妥当。
看场地要看什么？
实际探查场地过程中，人们会发现在纸面方案中无法发现的“坑点”：
“这个酒店哪儿都好。就是我们人数增多了，他们家房间不能在一幢楼里解决。还得重新找。”
“这个会场厅我特别喜欢，但是我们人数多，午餐安排比较麻烦。”
“年会就在意吃饭的热闹，就怕喝醉了回不了房。这个晚宴现场和住宿的地方有点远。”
因此，在看场地阶段，除了再次考察场地风格、大小、交通、预算、硬件设施、场地服务和食物外，关键是看活动的动线图和验证是否能够满足年会需求：
嘉宾到达酒店，乘坐电梯到达会场。酒店有几部电梯，可以到达会议楼层？如果是大型年会，酒店是否可以配合时段，把电梯的上下行方向改变？
1、到达会场，会议序厅面积能否满足签到需求? 签到区通常也会有展示的功能，设想中的展示面积能否满足?
2、小规模的年会，只用宴会厅一部分，隔音效果是不是好？两家公司开会期间是否相互受影响？
- 会议全天中的用餐，酒店餐厅是否可以全部容纳还是需要分2个厅？或者更大规模的会议，用餐是否要涉及到分时段？
“看场地”阶段有哪些坑？
这个阶段，如果没有全方位确认场地使用情况，没有和活动流程没有关联起来，就必将影响活动体验。因此，务必要以用户角度代入式的看场地。按照活动动线图，辅以会议流程看场地。
第三阶段：订场地
订场地要注意哪些问题？
在确定一家场地之前，你需要再次核对一些细节：
1、酒店是否及时落实需求，菜单质量是否满意，等等细节
2、搭建的时间点（一般给到免费4个小时或通宵用于搭建，应提前和酒店确认和沟通到位。）
3、谈好房间数浮动的比例，或提前多订两间房。提前确定酒店能给什么优惠措施。
经过以上层层筛选，最终呈现给老板的方案，应该包含3-5个你认为最靠谱的场地。一旦老板敲定了场地，同时还有好档期，一定要及时预订付订金，先下手为强。
订场地中有哪些坑？
不懂酒店操作方式是一大坑点，和酒店沟通不到位可能影响搭建或对接，而不提前预订（付订金）则可能导致影响档期确定。
我们建议，把包括搭建时间、房间预订浮动比例、酒店优惠在内的所有需求，和酒店提前沟通，以免酒店无法提供或来不及准备影响年会效果和体验。
始终记住“有些好档期，一旦错过就不在”。一般来讲，1000人以上的活动，一般要提前4个月预订，500人-1000人活动要提前3个，200-500人要提前2个月，200人以下要提前1个月。
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